Tietosuojaseloste: Paikkavarauspalvelu

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste rekisteröidyille (messupaikan varaajat).

1. Rekisterinpitäjä

• Yritys/Yhdistys: Haapajärven ammattiopiskelijat ry
• Y-tunnus: 1922909-1
• Osoite: Erkkiläntie 1, 85800 Haapajärvi
• Sähköposti: Rekisteriin liittyvissä asioissa voi olla yhteydessä janne.rautio@jedu.fi

2. Käsittelyn oikeusperuste ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimuksen täytäntöönpano (messupaikan varaaminen, vahvistaminen ja siihen liittyvä asiointi) sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhteen hoitaminen ja järjestelmän tekninen ylläpito).

Tietoja käytetään:

• Messuvarauksen tekniseen käsittelyyn ja vahvistamiseen.
• Varausta koskevaan yhteydenpitoon ja laskutukseen.
• Mikäli käyttäjä antaa erillisen suostumuksen, tietojen käsittely perustuu suostumukseen markkinointiviestintää varten.

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Järjestelmään tallennetaan seuraavat tiedot:

Varaajan itse ilmoittamat tiedot varauksen yhteydessä.

• Yhteystiedot: Sähköpostiosoite, nimi, osoite, puhelinnumero.
• Organisaation tiedot: Esim. Yrityksen/yhdistyksen nimi, Y-tunnus, laskutustiedot.
• Varaustiedot: Varattu paikka, varauksen ajankohta ja muut varaajan itse ilmoittamat lisätiedot.

4. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi (esim. messutapahtuman päättymiseen ja laskutuksen hoitamiseen saakka) tai kunnes lakisääteiset velvoitteet (kuten kirjanpitolaki) on täytetty. Markkinointisuostumuksen perusteella kerättyjä tietoja säilytetään, kunnes suostumus perutaan.

5. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan siirtää järjestelmän tekniselle palveluntarjoajalle (henkilötietojen käsittelijä), jonka kanssa on tehty GDPR:n mukainen tietojenkäsittelysopimus. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

6. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Pyytää pääsy itseään koskeviin tietoihin ja tarkastaa ne.
• Vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
• Pyytää tietojensa poistamista ("oikeus tulla unohdetuksi"), jos käsittelylle ei ole enää laillista perustetta.
• Peruuttaa antamansa markkinointisuostumus milloin tahansa.
• Tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto), jos epäilee tietojensa lainvastaista käsittelyä.

7. Rekisterin suojaus

Tiedot tallennetaan sähköiseen tietokantaan, joka on suojattu asianmukaisin teknisin ja organisatorisin menetelmin (mukaan lukien palomuurit, salasanasuojaus ja pääsynhallinta). Tietoihin pääsevät käsiksi vain ne henkilöt, joiden työtehtävät sitä välttämättä edellyttävät.